تهدف سياسة الحضور في ايبيكس إلى توضيح الإجراءات التنظيمية للحضور الإلكتروني المتزامن، حيث يشير الحضور الإلكتروني المتزامن إلى التواجد الافتراضي في الفصول الافتراضية والتأكد من وجود المتدرب في الوقت الفعلي للدرس، لذلك تم وضع سياسات وإجراءات تنظيمية للحضور الإلكتروني المتزامن وهي كالتالي:
2. الأحكام العامة للحضور:
يعتبر الحضور الإلكتروني من خلال الفصول الافتراضية معادلاً للحضور الاعتيادي.
يتم تقديم ساعات الحضور عن طريق الفصول الافتراضية المتزامنة بنسبة 25% كحد أدنى من ساعات البرنامج/المقرر عند تقديم التدريب بالنمط الإلكتروني غير المتزامن وذلك في البرامج التي تزيد مدتها عن شهر.
يتم تقديم ساعات الحضور عن طريق الفصول الافتراضية المتزامنة بنسبة 25% كحد أدنى من ساعات البرنامج في حال التعليم المدمج (سواء حضور افتراضي أو اعتيادي) وذلك في البرامج التي تزيد مدتها عن شهر.
التزام الجميع بالحضور وفق الخطة الزمنية للبرنامج التدريبي.
على المتدرب حضور ما لا يقل عن (80%) من الساعات المخصصة للبرنامج المسجّل فيه.
3. آلية تسجيل ومتابعة الحضور والغياب:
يتم تسجيل وتوثيق ومتابعة الحضور والغياب وفق الآلية التالية:
التسجيل التلقائي: يتم رصد الحضور بشكل أساسي من خلال نظام الفصول الافتراضية المستخدم، والذي يسجل وقت دخول وخروج كل متدرب تلقائيًا.
التحقق من قبل المدرب: يقوم المدرب بأخذ الحضور في بداية الجلسة، وقد يقوم بالتحقق من وجود المتدربين بشكل عشوائي أثناء الجلسة لضمان التواجد الفعلي والفعّال.
التوثيق وإعداد التقارير: يقوم النظام بإصدار تقارير حضور آلية بعد كل جلسة، ويتم مراجعتها من قبل المدرب وحفظها لدى إدارة التدريب في ايبيكس.
إبلاغ المتدرب: يتم إتاحة سجل الحضور والغياب الخاص بالمتدرب للاطلاع عليه عبر منصة التعلم الإلكتروني، ويتم إرسال إشعارات في حال انخفاض نسبة الحضور عن الحد المسموح به.
4. الإجراءات المترتبة على الغياب:
في حال عدم التزام المتدرب بالحد الأدنى من نسبة "الحضور الإلكتروني" - الذي تم إقراره – سيؤدي ذلك إلى تطبيق الإجراءات التالية:
الغياب بعذر:
الأعذار المقبولة: هي الحالات الطارئة والقاهرة فقط، مثل (الحالات المرضية الطارئة، حالات الوفاة لأحد الأقارب من الدرجة الأولى، الأعطال التقنية العامة والمثبتة).
الإجراء: يجب على المتدرب إبلاغ إدارة التدريب في ايبيكس بالعذر قبل موعد الجلسة إن أمكن، أو خلال مدة لا تتجاوز (24 ساعة) من وقت غيابه.
إثبات العذر: يجب تقديم المستندات الرسمية التي تثبت صحة العذر (مثل: تقرير طبي معتمد، شهادة وفاة).
الأثر: لا يتم احتساب الغياب بعذر مقبول ضمن نسبة الغياب التي تؤدي إلى الحرمان، ولكن يبقى المتدرب مسؤولاً عن مراجعة المادة العلمية التي فاتته من خلال التسجيلات المتاحة للجلسة.
الغياب بدون عذر:
هو كل غياب لا يندرج تحت بند الأعذار المقبولة، أو لم يتم تقديم إثبات رسمي له خلال المدة المحددة.
الإنذار الأول: يتم إرسال إنذار أول للمتدرب بشكل آلي أو يدوي عند وصول نسبة غيابه إلى 10% من إجمالي ساعات البرنامج.
الإنذار النهائي: يتم إرسال إنذار نهائي للمتدرب عند وصول نسبة غيابه إلى 15%، مع توضيح خطر تعرضه للحرمان.
الحرمان: إذا تجاوزت نسبة غياب المتدرب بدون عذر 20% من إجمالي الساعات التدريبية المخصصة للبرنامج، فإنه يُحرم من استكمال البرنامج، ويفقد حقه في الحصول على شهادة إتمام البرنامج.
5. تطبيق السياسة:
تسري سياسة الحضور هذه على جميع المتدربين الملتحقين بـايبيكس، ونلتزم بضمان تطبيق هذه السياسة، كما يلتزم بها جميع العاملين في الجهة، وأي انتهاك لهذه السياسة يعرض صاحب المخالفة إلى إجراء تأديبي حسب الإجراءات المتبعة في ايبيكس.
